Flexibel arbeiten, Räume nutzen

Arbeiten in einer Organisationseinheit mehr Menschen, als es Einzelarbeitsplätze gibt, können Räume dank Desksharing effizienter genutzt werden. Das große Aber: Arbeitnehmer*innen tun sich oft schwer damit, die Idee von ihrem – oft auch personalisierten – Arbeitsbereich loszulassen.

Nicht wenige Bürobeschäftigte arbeiten seit gut zwei Jahren von zu Hause aus, für einige ist es Alltag, ihren Laptop regelmäßig beim Kunden vor Ort auszuklappen, andere befinden sich (wieder) häufiger auf Geschäftsreisen. Insgesamt haben 26,7 Prozent der durch das Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) Befragten inzwischen keinen persönlichen fest zugewiesenen Arbeitsplatz mehr.

Die Folgeergebnisse der Studienreihe „Arbeiten in der Corona-Pandemie“ machen deutlich: Weitere 44 Prozent planen, den festen Schreibtisch in den nächsten drei Jahren aufzugeben. Desksharing ist also schon nicht mehr Trend, sondern eine faktische Entwicklung der hybriden Arbeitswelt.


Was gegen das Desksharing spricht oder die Einführung erschwert

  • Die Einführung von Desksharing braucht ein gutes Changemanagement: Viele Mitarbeiter*innen reagieren zunächst eher kritisch und zurückhaltend. Vor allem, wenn es noch gar keine Erfahrung mit dem Konzept gibt. Bei der Einführung gilt es, alle mitzunehmen – zum Beispiel durch ein hohes Maß an Sicherheit und Routinen. Bestenfalls können Mitarbeitende ihre Ideen, aber auch ihre Befürchtungen einbringen.
  • Innere Widerstände über die Einführung hinaus: Der innere Widerstand gegen Veränderungen wirdnoch größer, wenn Mitarbeitende über die Veränderung nicht selbst entscheiden, sondern jemandanderes das für sie bestimmt, wie es bei der Einführung eines Desksharing-Modells oft der Fall ist.
  • Das Konzept stimmt, aber die Architektur nicht: Wenn die Arbeitsplätze über fünf Etagen auf Einzelbüros verteilt sind, muss ggf. umgebaut werden, damit neu gewonnene Spielräume bei der Arbeitsortwahl ihr Potenzial entfalten können.
  • Arbeitsschutz und Ergonomie: Der persönlich eingerichtete Bildschirmarbeitsplatz wird auchunter ergonomischen Gesichtspunkten individuelleingestellt. Das betrifft u.a. die Höhe und Lehnedes Stuhls, des Schreibtisches, des Bildschirmes.Wechseln die Menschen regelmäßig ihre Stühleund Tische, brauchen sie eine gute Einweisung darin, ihren Arbeitsplatz selbstständig einzurichten.
    Für die Inklusion einiger Beschäftigter ist ein leidensgerecht ausgestatteter Arbeitsplatz wichtig,auch das gilt es zu beachten.

 

Warum Desksharing sich für viele Unternehmen dennoch lohnt

  • Raum für Kreativität und Konzentration: Können mehrere Schreibtische weggeräumt werden, entsteht Raum für kreative Formate und kollegialen Austausch oder Rückzug und Konzentration – ganz auf die Bedürfnisse der Nutzenden ausgerichtet.
  • Software unterstützt Organisation und Verteilung: Es gibt Mitarbeiter*innen Sicherheit, wenn sie schon von zu Hause aus sehen können, welche Plätze frei sind, und diese dann buchen können.
  • Großzügige Regelungen für mobiles Arbeiten werden beibehalten: Homeoffice ist praktisch, besonders, wenn man sich während der Pandemie bereits gute, funktionierende Strukturen und Routinen geschaffen hat. Auch betriebswirtschaftlich gerechnet sind leer stehende Büroflächen nichttragbar, gleich ob die Ursachen im mobilen Arbeiten, im Urlaub oder bei Dienstreisen liegen.
  • Aufgeräumte Schreibtische und der Datenschutz: Wenn bei Verlassen des Arbeitsplatzes alles ordentlich verstaut wird, können ihn Kolleg*innen später unkompliziert übernehmen. Die Clean-Desk-Politik wird auch vonseiten des Datenschutzes empfohlen.
  • Rollcontainer, Schließfächer und Spinde bieten Stauraum für persönliche Dinge. Ein Lieblingsfotound ein kleiner Kaktus finden ebenso dort ihren Platz. Kakteen brauchen auch weniger Wasser. DenArbeitsplatz weiterhin nach eigenen Vorstellungen einzurichten, hat Einfluss auf das emotionale Erleben und die Produktivität.