Homeoffice-Arbeitsplätze sicher gestalten

Der Arbeitgeber hat eine Fürsorgepflicht für jeden Mitarbeitenden. Er sollte an dieser Stelle dual vorgehen. Der erste Punkt ist das präventive Handeln. Durch Unterweisung (auch online) kann er den Mitarbeitenden für einen ergonomisch eingerichteten Arbeitsplatz im heimischen Umfeld sensibilisieren. Weiterhin sollte der Arbeitgeber mit dem Mitarbeitenden in den Dialog treten. Das bedeutet, dass er ihn fragt, ob der Mitarbeitende für seinen Arbeitsplatz im heimischen Umfeld (meist bei festgelegtem Homeoffice) noch Equipment benötigt (Software, DV-Ausstattung bis hin zu Mobiliar). Man muss davon ausgehen, dass nicht jeder Mitarbeitende für das Arbeiten von zuhause aus ausgestattet ist. Regelkommunikation ist in jedem Fall empfohlen.

Der zweite Punkt ist das reaktive Handeln. Klagen Mitarbeitende über ergonomische Beschwerden, sollte erörtert werden welcher Natur das Problem ist. Ist es ungeeignete DV-Ausstattung oder fehlende Software? Dann sollte (auch auf Leihbasis) geeignetes Equipment bereitgestellt werden. Sind es körperliche Beschwerden so kann der Arbeitgeber anbieten, den heimischen Arbeitsplatz zu bewerten (mit Hilfe der Fachkraft für Arbeitssicherheit, vor Ort oder mit Hilfe von Bildern/Videos). Auch hier kann man den Mitarbeitenden geeignetes Mobiliar bereitstellen – auch wenn der Arbeitgeber nicht dazu gesetzlich verpflichtet ist. Jedoch sollte man auch hier bedenken, welche tägliche Kosten durch kranke Mitarbeitende entstehen. Auch kann man den Mitarbeitenden die Konsultation bei Betriebsmediziner*innen anbieten.

Sollten diese Maßnahmen jedoch alle nicht erfolgversprechend sein, so ist zu überlegen, ob es nicht zielführender ist, den Mitarbeitenden wieder zurück in die Arbeitsstätte zu beordern - wenn es die Gefährdungslage zulässt.

Das Arbeiten außerhalb der Arbeitsstätte wird in Telearbeit und mobiles Arbeiten unterschieden. Telearbeit ist eine Form der Arbeit, die in §2 Abs. 7 Arbeitsstättenverordnung beschrieben ist:

• vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich
• arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer Vereinbarung festgelegt (Umfang Wochenstunden, Wochentage, Dauer)
• Bereitstellung und Installation von benötigter Ausstattung durch den Arbeitgeber: Mobiliar, Arbeitsmittel, Kommunikationseinrichtungen

Mobiles Arbeiten ist das Arbeiten außerhalb der Regelarbeitsstätte nach vorheriger Abstimmung mit dem Arbeitgeber auf unbestimmte Zeit:

• ortsungebunden (heimisches Umfeld, Bahn, Hotelzimmer, Café)
• nicht arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer Vereinbarung festgelegt
• keine gesetzliche Verpflichtung für die Bereitstellung und Installation von benötigter Ausstattung durch den Arbeitgeber
• Mobiles Arbeiten unterliegt nicht den Vorgaben der Arbeitsstättenverordnung

Homeoffice ist eine Sonderform des mobilen Arbeitens, die es Beschäftigten ermöglicht, im Privatbereich beruflich tätig zu sein.

Generell haben Arbeitgeber im Rahmen ihrer Fürsorgepflicht die Mitarbeitenden mindestens einmal im Jahr zu unterweisen. Und dies unabhängig von der Arbeitsform (in der Arbeitsstätte, Mobiles Arbeiten, Telearbeit).

Die Unterweisungsthemen sind an die Gefährdungen und Tätigkeiten (Gefährdungsbeurteilung) anzupassen. Sowohl bei Telearbeit als auch bei Homeoffice ist die Haupttätigkeit Büro- und Bildschirmtätigkeit. Das sollte in jedem Fall unterwiesen werden. Es ist nur zu beachten, dass die Einrichtung des Arbeitsplatzes nach Arbeitsstättenverordnung für die Mitarbeitenden in Telearbeit bindend ist und für die Mitarbeitenden im Homeoffice Empfehlungscharakter hat. Dies muss klar bei der Unterweisung herausgestellt werden. Weitere Unterweisungsthemen für beide Gruppen von Mitarbeitenden sollten sein: Versicherungs- und Datenschutz. Als optionales Thema wird noch Sicherheit im Straßenverkehr empfohlen. Das ist jedoch abhängig davon, ob die Mitarbeitenden im Homeoffice oder in der Telearbeit auch Dienstfahrten durchführen.

Die Form der Unterweisung legt der Arbeitgeber selbst fest. Er kann die Mitarbeitenden online unterweisen oder in die Arbeitsstätte einfordern. „Read-and-understood“ wird nicht empfohlen.

Wegen der Unverletzlichkeit der Wohnung gem. Art. 13 GG bedarf der Besuch des Arbeitgebers der Einwilligung des Arbeitnehmenden. Es ist daher ratsam, konkrete Zugangsrechte für den Arbeitgeber vertraglich zu regeln. Dabei sollte sich das Zutrittsrecht nur auf konkrete Einzelfälle beschränken und mit einer Ankündigungsfrist verbunden sein. Ein solcher Einzelfall kann etwa die Prüfung der Einhaltung des Arbeitsschutzes oder der IT-Sicherheit sein. Sollte es Gründe geben, die einen Besuch durch den Arbeitgeber nicht möglich machen (unzumutbarer Zeitaufwand, Distanz) kann der Besuch im heimischen Umfeld auch durch einen Beauftragten durchgeführt werden, beispielsweise durch eine Fachkraft für Arbeitssicherheit. Der Mitarbeitende kann in Abstimmung mit dem Arbeitgeber diesem auch Bilder vom heimischen Arbeitsplatz schicken. Grundsätzlich besteht aber die Möglichkeit, dass der Mitarbeitende dem Arbeitgeber den Zugang zum Privatbereich verbietet – im Umkehrschluss kann der Arbeitgeber dem Mitarbeitenden das weitere Arbeiten im Homeoffice auch untersagen. Sollte man dem Arbeitgeber oder dessen Beauftragten die Erlaubnis jedoch erteilen, hat dieser nur das Recht den Arbeitsplatz zu begehen – nicht aber weitere Privaträume.

Eine Videoüberwachung des Mitarbeitenden im Homeoffice ist unzulässig.